電子保存管理
目次
「履歴管理」内か各管理メニュー内の「電子保存管理」から電子保存された書類のデータを閲覧できます。
a)電子保存の対象書類
案件管理/購買管理/請求管理/支払管理の各メニューの「印刷設定」から以下のいずれかの方法でデータを出力し、控えの保存を行った書類が保存されます。
- メール
- 印刷
控えの保存確認
各メニューの印刷設定でPDF/印刷のどちらかを行った後、控えの保存に関するダイアログが表示されます。
ダイアログで「はい」を選択することで「電子保存管理」に控えが保存されます。
また、ダイアログで「この選択を記憶する」をONにして「はい」「いいえ」を選択した場合は以降の印刷動作時、選択した設定が自動で反映されます。
記憶した設定は「システム管理」の「オプション設定」から変更できます。
スイッチの動作一覧
保存確認メッセージを表示/保存を行なう→動作
- ON/ON→メッセージの内容に従う
- ON/OFF→メッセージの内容に従う
- OFF/ON→無条件で保存する
- OFF/OFF→無条件で保存しない
b)電子保存管理
電子保存された控えは「電子保存管理」内に一覧として保存されます。
保存された一覧からは控えのPDFを出力できます。
各条件を設定し、「検索」をクリックすることで一覧からの絞り込みも行えます。
また、一覧内の「備考」の項目は自由に登録できるので、検索条件として活用できます。
管理分類
クリックされ、オレンジ色になった項目で絞り込みを行います。
各管理メニュー以外から開く場合は「案件管理」がデフォルトで表示されます。
- 案件管理
- 購買管理
- 請求管理
- 支払管理
- 全項目
→上記4つ全てが対象になります。
検索条件
- 書類No.
- 案件名
- 取引先
- 自社担当者
- ステータス
各管理メニューごとのステータスから選択できます。 - 取引日付
詳細条件
- 保存方法
電子保存(出力)：PDF/印刷
電子取引：メール
スキャナ保存：今後の実装を予定しています。 - 受領日
今後の実装を予定しています。
- 書類名
各管理メニューごとの書類から選択できます。 - 金額
その書類の合計金額を検索範囲に設定できます。
- 出力方法
控えの保存方法から選択できます。
PDF/印刷/メール - 入出力日時
控えが作成された日付を検索範囲に設定できます。
- 出力ユーザー
控えを保存したユーザーを設定できます。 - 備考
登録された備考を設定できます。 - 削除/解約済みを表示する
ONにすることで削除された案件/購買案件や締め処理を解除した合計請求書/支払通知書も一覧に表示できます。
表示項目
- PDF
保存された控えをPDFで出力します。 - 案件名
- 取引日付
対象書類の日付を表示します。
例：
見積書の場合「見積日」
- 出力方法
- 保存方法
- 書類名
- 金額
- 受領日
- ステータス
- 書類No.
- 取引先コード
- 取引先名
- 自社担当者コード
- 自社担当者
- 出力ユーザー
- 入出力日時
- 備考
- 削除/解除日時
案件/購買案件の削除日、請求/支払締め処理の解除日を表示します。
c)控えの出力
電子保存管理の一覧で「PDF」の項目からアイコンをクリックすることで、保存された控えを出力できます。
